Gouvernance IA & Refonte Opérationnelle
Construction du premier cadre de gouvernance IA de l'entreprise avant que la plupart des organisations sachent qu'elles en avaient besoin, en parallèle d'une refonte complète CRM et gestion de projet.
Sonect opérait sur plusieurs marchés européens avec une équipe utilisant des outils IA de façon informelle, sans politiques documentées sur le traitement des données, la confidentialité ou l'usage responsable. Nous étions en 2022-2023 : la gouvernance IA n'était pas encore une obligation réglementaire en Suisse, mais la trajectoire était lisible pour quiconque y prêtait attention.
Sur le plan opérationnel, le CRM était fragmenté et mal entretenu. La gestion de projets se faisait par email, WhatsApp et tableurs déconnectés. Une entrée sur le marché mexicain était en cours, ajoutant une couche réglementaire : la licence IFPE, avec des exigences AML, KYC et KYB nécessitant une coordination inter-équipes.
Trois problèmes, tous urgents, tous interconnectés : pas de gouvernance, pas de structure opérationnelle, et une échéance réglementaire qui approchait pour l'expansion mexicaine.
J'ai traité la gouvernance en premier, car elle avait le délai le plus long pour s'ancrer dans la culture de l'organisation. J'ai audité chaque outil IA utilisé, documenté les flux de données qui les traversaient, et identifié les écarts entre les pratiques actuelles et ce que ressemble un déploiement responsable.
Le cadre de gouvernance que j'ai construit couvre : directives de confidentialité des données (quelles données peuvent être saisies dans quels outils, règles de rétention), règles de sécurité des données (contrôles d'accès, traitement des outputs), directives d'usage responsable (cas d'usage interdits, points de contrôle de biais), et un processus d'approbation pour tout nouvel outil que l'équipe souhaiterait adopter.
Ce n'était pas une case à cocher pour la conformité. Je l'ai rédigé pour qu'il soit lisible et pratique, pas comme un document juridique. L'objectif : que chaque membre de l'équipe le comprenne et l'applique réellement.
Refonte CRM : Reconstruction de HubSpot depuis la base de contacts. Définition des étapes de pipeline correspondant à la vraie façon dont Sonect vend, création des propriétés de deals capturant les données pertinentes, migration de la base de contacts existante avec des données nettoyées.
Implémentation ClickUp : Remplacement de la coordination projet par email/WhatsApp par un workspace ClickUp structuré. Définition des espaces d'équipe, des templates de workflows et des conventions de statut. Formation à l'adoption sur toute l'équipe.
Travail réglementaire Mexique : Coordination du workstream inter-fonctionnel pour l'audit IFPE, en alignant les exigences AML, KYC et KYB entre les équipes produit, juridique et opérations. Gestion de 100+ contacts B2B auprès des partenaires bancaires et retail au Mexique et en LATAM.
- Premier cadre de gouvernance IA interne de Sonect, déployé avant que la réglementation IA devienne une discussion obligatoire en Suisse. L'entreprise disposait de politiques documentées avant que les régulateurs les exigent.
- Audit IFPE mexicain validé. L'approbation réglementaire qui a ouvert le marché mexicain.
- Exigences AML, KYC et KYB documentées et alignées entre les équipes produit, juridique et opérations.
- HubSpot reconstruit de zéro avec des données propres, une structure de pipeline correcte et une adoption active de l'équipe commerciale.
- ClickUp a remplacé la coordination de projets ad hoc sur trois fuseaux horaires et deux langues.